قبل از ورود به بحث اجرای نظام آراستگی 5S ابتدا بیایید نگاهی به سوالات زیر بیندازیم:
- آیا در محیط کار دائماً با وقوع حوادث شغلی روبرو هستید؟
- دوباره‌کاری‌ها به جزء لاینفکی از فرایندهای کسب و کارتان تبدیل شده‌اند؟
- آیا گم شدن اقلام یکی از معضلات همیشگی محیط کار شماست؟
- اتلاف و ضایعات، هزینه کمرشکنی را به سازمان شما تحمیل می کنند؟
- آیا کارکنان دچار مشکلاتی مثل استرس شغلی و تنش روانی هستند؟
- و به‌عنوان سؤال آخر، آیا می‌دانستید گاهی با یک راهکار ساده و بسیار ارزان مثل استقرار سیستم 5S می‌توان بخش عمده‌ای از این مشکلات را حل کرد؟
عدم توجه به متدولوژی آراستگی 5S به‌عنوان یک فلسفه بنیادین، زمینه‌ساز شکست کسب‌وکارهای زیادی بوده است. محیط کاری نامرتب و سازمان‌دهی نشده، یکی از نشانه‌ها و درعین‌حال علل ناکارآمدی سازمان‌هاست. باید پذیرفت که سازمان‌دهی و مرتب نگه داشتن محیط کار، همواره آسان نیست؛ بااین‌حال این کار یکی از مهم‌ترین مواردی است که برای افزایش بهره‌وری سازمان باید آن را در اولویت قرار داد.
افزایش بهره‌وری سازمان و بهبود کیفیت انجام امور تنها در یک محیط تمیز، مرتب و ایمن تحقق می‌یابد. محیطی که سازمان‌یافتگی در آن حرف اول را می‌زند و ابزارهای کار به‌راحتی در دسترس کارکنان قرار دارند. این سازمان‌یافتگی و نظم باعث می‌شود که افراد به جای درگیری با مسائل حاشیه‌ای، روی انجام کار متمرکز باشند.
یکی از محبوب‌ترین روش‌های مورد استفاده برای ایجاد محیط کار ناب و مرتب، نظام آراستگی 5S است. در ادامه درباره این رویکرد ژاپنی، توضیحات مختصر و مفیدی را خدمتتان ارائه خواهیم داد.
ابعاد نظام آراستگی 5S در محیط کار
همان‌طور که می‌توان حدس است، نظام آراستگی 5S محیط کار از 5 بُعد یا مؤلفه تشکیل شده. مؤلفه‌هایی که نام آن‌ها از اولین حرف پنج واژه مهم ژاپنی گرفته شده است.
1. Seiri (سازمان‌دهی)
اولین مرحله از سیستم آراستگی 5S، تعیین اقلام بی‌فایده یا بلااستفاده در هر ایستگاه کاری است. در این مرحله باید آیتم‌های لازم را از غیرلازم تفکیک کرده و درباره آن‌ها تصمیمات مقتضی را اِعمال کنیم. این اقلام می‌تواند شامل مواد اولیه، ابزار، قطعات، دستورالعمل‌ها و … باشد. انجام این مرحله در کاهش اتلاف و بهبود کارایی نقش بسیار پررنگی ایفا می‌کند.
کار را با شناسایی اقلامی که در محیط کار به آن‌ها نیازی نیست شروع کنید. اقلام بلااستفاده باید از محیط کار منفک شده یا در فاصله کافی از ایستگاه‌های کاری قرار بگیرند. موقعیت مکانی سایر اقلام نیز باید با توجه به دفعات استفاده از آن‌ها در طول روز تعیین شود.
2. Seiton (نظم و ترتیب)
در مرحله دوم نظام آراستگی 5S هر شیء باید در جای مناسب قرار بگیرد؛ طوری که به‌راحتی قابل‌شناسایی و در صورت نیاز در دسترس باشد.
حاکمیت نظم و ترتیب در محیط کار، زمان مصروف برای جستجوی اشیا و دسترسی به آن‌ها را کاهش داده و اجرای روان فرایندهای کاری را تضمین می‌کند.
در سیستم 5S اشیاء را به دسته اصلی تقسیم می‌کنند:
- ابزار و تجهیزات
- اجزاء، محصولات در حال تولید و محصولات تکمیل‌شده
- اسناد و مدارک
3. Seiso (پاکیزه سازی)
سومین مؤلفه نظام آراستگی محیط کار بر بازرسی و نظافت مستمر ایستگاه‌های کاری نظارت دارد. ایده اصلی این است که با ایجاد یک محیط کاری تمیز، خلوت و مرتب، ضمن ارتقای ایمنی، حواس پرستی و انحراف را به حداقل رسانده و باعث بهبود بهره‌وری کارکنان شویم.
4. Sekitsu (استانداردسازی)
در مرحله چهارم باید برای سازمان‌دهی ایستگاه‌های کاری، استانداردهایی را وضع کنیم. چرا؟ چون اجرای نظام آراستگی 5S بر کار تیمی موفق متکی است. یعنی همه افراد علاوه بر درک اهداف کلان باید به انجام اقدامات خاص جهت تحقق این اهداف متعهد باشند. پس اینکه مراحل سازمان‌دهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی به یک شکل واحد انجام شوند، اهمیت بسیار زیادی دارد.
5. Shitsuke (انضباط)
هدف از اجرای آخرین مرحله از نظام آراستگی 5S که گاهی به آن فرهنگ‌سازی هم می‌گویند، حفظ وضعیت مطلوب در مراحل قبل است. متأسفانه بعضی سازمان‌ها هر ماه صرفاً روی یکی از ابعاد این سیستم متمرکز می‌شوند و ابعاد دیگر را رها می‌کنند. اقدامی که نتیجه‌ای جز ایجاد یک چرخه معیوب ندارد. اما بعضی سازمان‌های دیگر با آنالیز مستمر بهبودهای ناشی از اجرای سیستم آراستگی 5S، آن‌ها را در آموزش کارکنان و مدیران خود می‌گنجانند. فراموش نکنید که اجرای نظام 5S یک فرایند بی‌پایان است که حصول نتیجه از آن به تعهد و استمرار نیاز دارد.
مزایای اجرای نظام آراستگی 5S در سازمان‌ها
اجرای نظام آراستگی گاهی می‌تواند به وجه تمایز یک سازمان موفق از یک سازمان ناموفق تبدیل شود. مهم‌ترین مزایای اجرای این سیستم در سازمان‌ها عبارت‌اند از:
- بهبود ایمنی محیط کار
- کاهش اتلاف و ضایعات
- کاهش هزینه‌های سازمان در تولید کالا یا ارائه محصول
- بهبود دسترس‌پذیری تجهیزات
- کاهش نرخ خرابی
- ارتقای چابکی و انعطاف تولید
- بهبود روحیه کارکنان
- بهبود شهرت و اعتبار برند نزد ذینفعان سازمان اعم از مشتریان، تأمین‌کنندگان، کارکنان، مدیران و …
خدمات شرکت پندیار در زمینه سیستم آراستگی 5S
از دیگر خدمات شرکت پندیار سپنتا، ارائه مشاوره و آموزش در زمینه اجرای سیستم نظام آراستگی در سازمان‌هاست. بنابراین چنانچه در ارتباط با استقرار سیستم آراستگی 5S در سازمان یا شرکت خود به کمک نیاز دارید، می‌توانید روی همراهی ما حساب کنید. ما به شما عزیزان در انجام این کار با حداکثر کارایی و اثربخشی کمک می‌کنیم. علاوه بر این شما می‌توانید از خدمات ما در زمینه طراحی فرم نظام آراستگی نیز بهره‌مند شوید.
کتاب جامع نظام آراستگی، یکی دیگر از محصولات ما در حوزه سیستم 5S است. در این کتاب از صفر تا صد فرایند اجرای سیستم آراستگی 5S به زبانی ساده و درعین‌حال کاربردی بیان شده است. با مطالعه این کتاب، خودتان قادر به پیاده‌سازی و رهبری فرایند استقرار نظام 5S در سازمان خواهید بود. هرچند که مشاوره گرفتن در هر شرایطی به اجرای بهتر فرایند کمک می‌کند.
جهت سفارش کتاب لطفاً با شماره تلفن 09027263427 یا آدرس ایمیل info@pandiar.com ارتباط برقرار کنید.